حساب‌و‌کتاب‌های حقوق و دستمزد پایان ماه یکی از وظایف سخت، زمان‌بر و پرجزئیات برای هر تیم مالی و منابع انسانی است. صدها عدد و رقم، فرمول‌های پیچیده، جدول‌های مالیاتی، بیمه، کسورات و ده‌ها نکته‌ی ریز و درشت وجود دارد که باید تک‌تک در نظر گرفته شوند و هر خطایی در این مسیر می‌تواند باعث نارضایتی کارکنان یا حتی مشکلات قانونی شود.
اینجاست که ERP یا همان نرم‌افزار مدیریت یکپارچه کسب‌وکار وارد میدان می‌شود؛ راه‌حلی مدرن، دقیق و یکپارچه برای حذف مراحل تکراری، کاهش خطاها و صرفه‌جویی در زمان. یکی از جذاب‌ترین ماژول‌هایی که در بیشتر سیستم‌های ERP وجود دارد، ماژول حقوق و دستمزد است که محاسبات دقیق حقوق، بیمه و مالیات را انجام می‌دهد و خروجی فیش حقوقی آنلاین برای هر کارمند را هم در لحظه آماده می‌کند.
چرا سیستم حقوق و دستمزد ERP انقلابی در سازمان است؟
اگر بخواهید هر ماه برای هر کارمند، دستی حقوق را محاسبه کنید، از کسورات بیمه تا معافیت‌های مالیاتی، یک تیم کامل حسابدار نیاز دارید و در نهایت باز هم درصدی خطا خواهید داشت. اما یک سیستم ERP مثل فلکس تمام این مراحل را خودکارسازی کرده است. بیایید قدم به قدم بررسی کنیم.
۱. تعریف برگه حقوق و دوره پرداخت؛ آغاز ماجرا
در سیستم‌های ERP، همه چیز از تعریف برگه حقوق و تنظیم دوره پرداخت شروع می‌شود. مثلاً در فلکس می‌توانید تعیین کنید قصد پرداخت حقوق چه ماهی را دارید.
۲. جدول مالیات بر درآمد
شاید یکی از دردسرهای همیشگی در سیستم‌های حقوق و دستمزد، محاسبه دقیق مالیات هر فرد باشد. ERPها این قسمت را با ایجاد Income Tax Slabها حل کرده‌اند. شما می‌توانید نرخ‌های مالیاتی مختلف (۵٪، ۲۰٪، ۳۰٪) را وارد کنید، معافیت‌های قانونی را لحاظ کنید و سیستم خودش مالیات نهایی را محاسبه کند.
طبق آمار Deloitte، صرفاً با ثبت درست معافیت‌ها، تا ۳۰٪ مالیات کارمند کاهش می‌یابد! پس نه‌تنها شما صرفه‌جویی می‌کنید، بلکه کارکنانتان هم راضی‌تر خواهند بود.
۳. تعریف اجزای حقوق
با نرم افزار مدیریت کسب و کار، می‌توانید ساختار حقوقی بسیار دقیقی برای کارکنان تعریف کنید. حقوق پایه، پاداش، اضافه‌کار، بیمه، وام و حتی کسورات مالیاتی — همه اجزای حقوق با جزئیات و فرمول‌های خاص قابل تعریف‌اند. مثلاً می‌توانید تعیین کنید که اضافه‌کار بر اساس ساعت کاری محاسبه شود و در فیش نهایی اعمال گردد.
- یک نکته‌ی مهم اینجاست: اگر ساختار حقوقی از ابتدا خوب تعریف شود، تا ۴۰٪ خطاهای محاسباتی به صورت کلی حذف می‌شود (منبع: Aberdeen Group).
۴. فیش حقوقی آنلاین و خودکار؛ از مزایای نرم افزار مدیریت کسب و کار
با نرم افزار مدیریت کسب و کار می‌توانید پس از محاسبه‌ی نهایی، فیش حقوقی به صورت آنلاین و شخصی‌سازی‌شده برای هر کارمند ارسال کنید. کارکنان می‌توانند از داخل سیستم به فیش خود دسترسی داشته باشند، آن را ذخیره کنند یا حتی از تاریخچه‌ی پرداخت‌هایشان مطلع شوند. بر اساس داده‌های McKinsey، این نوع شفافیت باعث کاهش ۶۰٪ شکایات کارکنان نسبت به محاسبات دستی شده است.
۵. اتصال به بانک و انتقال خودکار حقوق
یکی از ویژگی‌های هوشمند نرم افزار مدیریت کسب و کار، امکان خروجی اکسل پرداخت نهایی پرسنل با توجه به وضعیت نهایی بدهکاری/بستانکاری آن هاست. شما می‌توانید لیست پرداختی‌ها را به بانک منتقل کنید، حواله‌ها را دسته‌جمعی صادر کنید و همه چیز به صورت خودکار انجام شود.
۶. صرفه‌جویی زمانی؛ از ده ساعت به دو ساعت
شاید یکی از قوی‌ترین مزایای استفاده از ماژول حقوق و دستمزد ERP، کاهش زمان پردازش باشد. طبق آمار Gartner، شرکت‌هایی که از ERP استفاده می‌کنند، توانسته‌اند زمان پردازش حقوق را از ۱۰ ساعت در ماه به ۲ ساعت کاهش دهند.
۷. انطباق با قوانین کشور؛ همیشه به‌روز و بی‌دردسر
یکی از چالش‌های اصلی مدیران منابع انسانی، تطبیق سیستم حقوق و دستمزد با قوانین در حال تغییر مالیاتی و بیمه‌ای است. اما نرم افزار مدیریت کسب و کار به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شود و شما فقط کافی است تغییرات را تأیید کنید. این ویژگی مخصوصاً در کشورهایی با قوانین متغیر مثل ایران بسیار مهم است.
نرم‌افزارهایی مثل فلکس چه مزیت رقابتی دارند؟
در بازار نرم‌افزارهای ERP، سیستم‌هایی مانند ERPNext و Bunifu ERP هم حضور دارند، اما فلکس با یکپارچگی عمیق‌تری که با سیستم‌های حضور و غیاب، حسابداری و منابع انسانی ایجاد می‌کند، چند قدم جلوتر است. ماژول حقوق و دستمزد فلکس بسیار دقیق عمل می‌کند و تجربه‌ای بی‌نقص برای کارمندان فراهم می‌آورد.
جمع‌بندی؛ آینده‌ای بدون دردسر در حسابداری حقوق
وقتی ماژول حقوق و دستمزد ERP به درستی پیاده‌سازی شود، فرآیندهای پرداخت حقوق، محاسبه‌ی بیمه و مالیات، ثبت سوابق بسیار آسان می‌شود و خطای این مراحل نیز تا حد امکان کاهش پیدا می‌کند. دیگر لازم نیست ساعت‌ها صرف چک کردن جزئیات دستی شود، فیش‌ها یکی‌یکی پرینت گرفته شود و یا درگیر اختلافات حسابرسی شوید.
با ERP، و مخصوصاً فلکس، شما می‌توانید از یک سیستم شفاف، دقیق و کاملاً خودکار استفاده کنید که نه‌تنها زمان و هزینه‌های شما را کاهش می‌دهد، بلکه رضایت کارکنان و انطباق قانونی را هم تضمین می‌کند.
برای دریافت مشاوره رایگان در رابطه با نرم افزار مدیریت کسب و کار فلکس، کافیست در ساعات اداری با مشاوران ما تماس بگیرید/ شماره تماس : 02158793