برای بسیاری از صاحبان کسب‌وکارها و متخصصین، چنین به نظر می‌رسد که زمان از دستشان فرار می‌کند و انگار هرچه انجام می‌دهند؛ هنوز کیلومترها با رسیدن به اهداف و زمان‌بندی مدنظرشان فاصله دارند. از لیست کارهایی که روز به روز بلندتر می‌شود تا فایل‌های اکسل و برگه‌های یادداشت چسبیده به دیوار، بسیاری از ما احساس می‌کنیم کنترل زمان از دستمان خارج است و موعد تحویل کارها هرلحظه به ما نزدیک‌تر می‌شود، بی‌آنکه توانسته باشیم چیزی از پیش ببریم.
در دنیای پرشتاب امروز، مدیریت زمان نه فقط یک مهارت، بلکه یک ضرورت است. اینکه بتوانیم اولویت‌ها را به‌درستی مشخص کنیم، یعنی کنترل بیشتری روی اهداف‌مان داریم و کمتر دچار آشفتگی و پراکندگی می‌شویم. به‌ویژه در کارهای تیمی، داشتن دید دقیق نسبت به اینکه هرکس چقدر زمان صرف چه کاری می‌کند، نقش مهمی در تحویل به‌موقع و درست پروژه‌ها دارد. اگر هنوز هم به‌درستی با مفهوم مدیریت زمان آشنایی ندارید و نمی‌دانید چگونه باید آن را در پروژه‌ها و امور کسب‌وکار خود به‌کار گیرید، در این مقاله با ما همراه باشید تا با نگاهی تازه، مدیریت زمان را مورد بررسی قرار داده و ببینیم چطور یک نرم‌افزار کاربردی می‌تواند تمام مشکلاتمان را در این زمینه برطرف کند.
مدیریت زمان به چه معنی است؟
مدیریت زمان به فرآیند برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر نحوه تخصیص زمان بر فعالیت‌های مختلف با هدف افزایش اثربخشی، کارآمدی و بهره‌وری اشاره دارد. به‌صورت خلاصه، مدیریت زمان یعنی تخصیص هوشمندانه زمان و انرژی به امور، به‌گونه‌ای که بتوانید در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتری را به‌صورت مؤثر انجام دهید.
مدیریت زمان اگر به‌درستی انجام شود هم برای تیم‌ها و هم افراد سودرسان است؛ به‌طوری که در کارهای تیمی باعث بهره‌وری جمعی بیشتر و در افراد منجر به ایجاد تمرکز بهتر و استرس کمتر خواهد شد.
چطور زمان را به صورت اصولی مدیریت کنیم؟ (آموزش ساده و گام‌‌به‌گام مدیریت زمان با مثال‌های کاربردی)
در اصل، مدیریت زمان یعنی مدیریت اولویت‌ها. اما پیش از آنکه سراغ بررسی نحوه رتبه‌بندی صحیح کارها و اولویت‌بندی برویم، لازم است یاد بگیرید چند اصل کلیدی را در سبک کاری خود نهادینه سازید:
１. هدف‌گذاری شفاف داشته باشید
پیش از آنکه کاری را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کرده یا برای آن ددلاین (زمان تحویل/تکمیل کار) تعیین نمایید، ابتدا مشخص کنید اصلاً «چرا» آن کار باید انجام شود. پرسش‌هایی مانند «این کار قرار است چه نتیجه‌ای داشته باشد؟» یا «هدف نهایی از انجام این کار چیست؟» به شما کمک می‌کنند تا بهتر و هدفمندتر برنامه‌ریزی کنید.
２. اولویت‌بندی هوشمندانه داشته باشید
علاوه بر توجه به فوریت امور، به اهمیت کارها هم نیم‌نگاهی داشته باشید. دراینجا یک ماتریس ساده اولویت‌بندی برای شما آماده کرده‌ایم تا با استفاده از آن با دید واضح‌تر و هوشمندانه‌تری اولویت امور را مشخص نمایید:
آیا این‌کار، یک امر …
| مهم؟ | فوری؟ | چه باید کرد؟ |
| بله | بله | همین حالا کار را انجام دهید |
| بله | خیر | برای انجام کار برنامه‌ریزی کنید |
| خیر | بله | اگر ممکن است کار را به فرد یا تیم خاصی محول کنید |
| خیر | خیر | فعلاً این کار را انجام ندهید |
３. ددلاین مشخص کنید
اگرچه ددلاین‌ها گاهی استرس‌زا هستند، اما واقعیت این است که باعث تمرکز بیشتر و نتیجه بهتر خواهند شد. به‌ویژه اگر خودتان زمان مشخصی برای تحویل پروژه یا تکمیل کارها مشخص کنید، انگیزه و رضایت بیشتری را تجربه خواهید کرد؛ چراکه این موضوع احساس کنترل بیشتر بر امور را ایجاد می‌کند و شما را به اقدام در زمان مناسب وادار خواهد کرد.
４. فهرستی از کارهایی که نباید انجام دهید تهیه کنید
داشتن یک لیست کارهای روزانه می‌تواند مفید باشد، اما گاهی همین فهرست آن‌قدر طولانی می‌شود که باعث سردرگمی و فرسودگی بیشتر خواهد شد. در کنار لیست کارهای ضروری، یک فهرست از کارهای ممنوعه مثل سر زدن بی‌هدف به شبکه‌های اجتماعی، چت‌های غیرکاری یا کارهایی که انرژی شما را بیهوده تلف می‌کنند هم داشته باشید. این کار کمک می‌کند وقت بیشتری به فعالیت‌های واقعاً مؤثر و نتیجه‌محور اختصاص دهید.
５. از ابزار مدیریت پروژه استفاده کنید
ابزارهای مدیریت پروژه کمک می‌کنند تا وظایف فردی و کارهای تیمی را در ساختاری دقیق، حرفه‌ای و هدفمند پیش ببرید. با استفاده از این ابزارها می‌توانید مسئولیت‌ها را به اعضا واگذار کرده، برای کارها ددلاین تعیین کنید و پیشرفت پروژه‌ها را در یک محیط یکپارچه بررسی نمایید. نتیجه این کار، شفافیت بیشتر، ارتباط روان‌تر بین اعضای تیم، و کاهش خطاهای ناشی از سوءتفاهم یا فراموشی خواهد بود.
چطور فلکس به مدیریت زمان کمک می‌کند؟
مدیریت مؤثر زمان بدون ابزار مناسب تقریباً غیرممکن است و دقیقاً اینجاست که فلکس به ماجرا وارد می‌شود. این نرم‌افزار یک راهکار جامع و یکپارچه برای افرادی است که می‌خواهند بهره‌وری شخصی یا تیمی خود را به سطح بالاتری برسانند.
با امکانات متنوع فلکس، می‌توانید وظایف را برنامه‌ریزی کرده، روند انجام آن‌ها را دنبال کنید و امور را به شکل ساختاریافته‌ای به اجرا برسانید.
از مسیر صحیح انجام امور خارج نشوید
با ماژول‌های متنوع فلکس، مدیریت پروژه از هر زمان دیگری آسان‌تر خواهد شد. با فلکس می‌توانید لیست کارهای ضروری را تهیه کرده، برای آن‌ها ددلاین تعیین کنید و با تقسیم صحیح مسئولیت‌ها پیشرفت کار را به‌صورت بصری مشاهده نمایید.
دیگر هیچ ددلاینی را از دست ندهید
فلکس با امکان ثبت هشدار و تعیین دقیق ددلاین‌ها به شما کمک می‌کند تا تمام فعالیت‌ها، جلسات و امور را به‌سادگی در یک پلتفرم واحد سازمان‌دهی کنید. این یعنی دیگر نباید نگران فراموشی ددلاین‌ها یا اختلافات در امور مربوط به برنامه‌ریزی باشید.
فعالیت‌ها و زمان انجام هر کار را به‌دقت رصد کنید
زمان صرف‌شده روی هر کار توسط هر نفر به‌دقت در این نرم‌افزار ثبت می‌شود. این قابلیت باعث می‌شود بینش بهتری نسبت به عملکرد تیمی و فردی داشته باشید و بهتر از زمان خود استفاده نمایید.
تمام این قابلیت‌ها در فلکس در قالب یک سیستم متمرکز و هماهنگ ارائه می‌شود. فلکس با کاهش دوباره‌کاری، حذف پراکندگی اطلاعات، افزایش هماهنگی و در نهایت تشکیل تیمی منسجم‌تر و کارآمدتر، باعث مدیریت صحیح زمان در کسب‌وکار شما خواهد شد.
معنای صحیح مدیریت زمان: هوشمندانه‌تر کار کنید نه سریع‌تر
در محیط‌های کاری مدرن که همه‌چیز به‌سرعت در حال تغییر است، داشتن یک سیستم کارآمد برای مدیریت وظایف، زمان‌بندی و پیگیری، کلید موفقیت شماست. نرم‌افزار فلکس دقیقاً برای همین هدف طراحی شده است تا به شما و تیمتان کمک کند متمرکز، منظم و پربازده بمانید و در مدت زمان کمتر، کارهای بیشتری را با کیفیت بهتر به انجام برسانید
اولین گام را به سوی یک سبک کاری حرفه‌ای‌تر و مؤثر بردارید و همین حالا با ورود به وب‌سایت فلکس از امکانات حرفه‌ای این نرم‌افزار بهره‌مند شوید. تلفن تماس جهت مشاوره رایگان: 02158793